Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Można również korzystać z przenośnych koszy, czy walizek jeżeli biuro musi być zawsze pod ręką. Podstawowymi narzędziami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są systemy archiwizacji zawieszanej, segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, skoroszyty, klasery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

• Teczki i skoroszyty zawieszane
• Obwoluty – do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,
• Segregatory
• Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki, walizki do przenoszenia dokumentów.

Różne sposoby przechowywania dokumentów i pracy z dokumentacją mają swoje wady i zalety i tak dotarcie do odpowiedniego dokumentu leżącego pod stosem innych w kuwecie na biurku będzie bardzo utrudnione, niezależnie, czy będziemy stosowali własny system znaczników dla dodatkowego określenia rodzaju dokumentu.

Stojące skoroszyty i segregatory zapewniają już znacznie większą przejrzystość przechowywanych akt, ale dotarcie do odpowiedniego dokumentu zajmuje więcej czasu niż przy zastosowaniu systemów zawieszanych.
Teczki i skoroszyty zawieszane umożliwiają największą możliwość oznaczenia rodzaju przechowywanych akt. Okienka opisowe umożliwiają opis teczki pod kątem zawartości.

Najczęściej stosowanymi sposobami oznaczania zawartości są:

• alfabetyczny:
  W ten sposób można segregować na przykład dokumenty klientów, czy dostawców. Dodatkowy podział akt umożliwiają przekładki z tabulatorami do opisu, teczki manila z tabulatorami, czy koszulki – w ten sposób można wydzielić korespondencję, umowy, czy ustalenia ogólne.
• mieszany:
  Segregacja alfanumeryczna umożliwia dokładniejszy podział dokumentów, zarówno alfabetyczny, jak i dodatkowe ich kodowanie numerem
• numeryczny:
  Systemy numeryczne umożliwiają podział dokumentów na przykład pod względem rejonizacji (kody adresowe), czy datami. Można na przykład podzielić dokumenty pod kątem powtarzalnej daty występowania danego zdarzenia.

Wybór systemu kolorystycznego znacznie ułatwi dotarcie do pożądanego dokumentu.

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując różne kolory teczek. Na przykład można oznaczyć kolorami dokumenty różnych działów firmy, można podzielić tematami, można również wyodrębnić poszczególne grupy jak dostawców, odbiorców, czy sprawy ważne, pilne. Wybór  zależy od charakteru pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

W przypadku dużej ilości przechowywanych dokumentów warto pomyśleć o kolorowej karcie umieszczanej w miejscu dokumentacji wydanej innej osobie. Na karcie można odnotować Nazwisko, datę wydania i zwrotu. W ten sposób można błyskawicznie zlokalizować ważne dokumenty wydane do pracy.

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia, weryfikacji pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,
• bezdziennikowy,
• mieszany