W związku z pytaniami dotyczącymi przechowywania akt osobowych w 2018 roku publikujemy rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ
z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika
Na podstawie art. 2981 ustawy z dnia 26 czerwca 1974

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA PRACY I POLITYKI SOCJALNEJ
z dnia 28 maja 1996 r.
w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych

 

Rozdział 2
Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy
§ 6. 1. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
2. Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:

1) w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2;

2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a)8) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz
jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił
zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
aa)9) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
b)10) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c)11) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania
z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 1891 Kodeksu pracy,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków
w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,

3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
aa)17) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 Kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem
pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),
b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym
postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego),
d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku
pracy.